Työtuomioistuimen sidosryhmäyhteistyötä ja -viestintää koskeva tietosuojaseloste

11.9.2025

Asian tunnus TT/136/2025

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12–14 artikla

1. REKISTERINPITÄJÄT

Työtuomioistuin

Posti- ja käyntiosoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki

Puhelinnumero: 029 56 43350

Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

Työtuomioistuin ja Tuomioistuinvirasto toimivat yhteisrekisterinpitäjinä työtuomioistuimen tietojärjestelmien osalta. Lisätietoa yhteisrekisterinpitäjyydestä löydät Tuomioistuinviraston verkkosivuiltaAvautuu uuteen välilehteen (www.tuomioistuinvirasto.fi > Tietosuoja ja tietopyynnöt).

2. TYÖTUOMIOISTUIMEN YHTEYSHENKILÖ

Outi Anttila

Työtuomioistuimen presidentti

Puhelinnumero: 029 56 43350 (kirjaamo)

Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

3. TIETOSUOJAVASTAAVAT

Työtuomioistuin

Krista Kalske

Työtuomioistuimen esittelijä

Puhelinnumero: 029 56 43377

Sähköposti: krista.kalske(at)oikeus.fi

Yhteisrekisterinpitäjyyden osalta myös:

Tuomioistuinvirasto

Puhelinnumero: 0295650503

Sähköposti: tuomioistuinvirasto.tietosuoja(at)oikeus.fi

4. SIDOSRYHMÄYHTEISTYÖ JA -VIESTINTÄ

Sidosryhmäyhteistyö ja sidosryhmien kanssa viestiminen on osa työtuomioistuimen ja sen asiantuntijoiden päivittäistä työtä. Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötietojen käsittely on tarpeellista sidosryhmien tavoittamiseksi, tapaamisten järjestämiseksi sekä yhteistyön ja vuorovaikutuksen ylläpitämiseksi.

Tehokkaan viestinnän tukemiseksi voidaan luoda ja ylläpitää sähköpostijakelulistoja ja hyödyntää Webropol-palvelua. Sähköpostijakelulistojen ja Webropol-palvelun kautta voidaan esimerkiksi ottaa yhteyttä, välittää kutsuja sidosryhmätapaamisiin, vastaanottaa ilmoittautumisia ja palautetta sekä jakaa tiedotteita ajankohtaisista asioista. Webropol-palvelua käytettäessä yhteydenotot välitetään yleensä sähköpostiosoitteisiin.

5. MIHIN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY PERUSTUU?

Työtuomioistuin käsittelee henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (TSA) 6 art. 1 e ja tietosuojalaki 4 §:n 2 kohta). Työtuomioistuimen tehtävät on määritelty tuomioistuinlaissa (673/2016, 6 luku 1 §) ja oikeudenkäynnistä työtuomioistuimessa annetussa laissa (646/1974). Sidosryhmäyhteistyön kautta työtuomioistuin toteuttaa tehtäväänsä hyvän hallinnon perusteita noudattaen sekä edistäen osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia, tiedonsaantia ja toiminnan avoimuutta, mistä on säädetty muun ohella hallintolaissa (434/2003) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Sidosryhmäyhteistyön yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyä sääntelee myös julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

6. MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN?

Työnantaja- ja työntekijäjärjestöjen edustajat, työtuomioistuimessa asioivat asiamiehet, työtuomioistuimen asiantuntijajäsenet ja muihin sidosryhmäverkostoihin kuuluvat henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän. Myös työtuomioistuimen henkilöstön henkilötietoja käsitellään sidosryhmäyhteistyössä.

Käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi sidosryhmäverkostoihin kuuluvien henkilöiden organisaatio, työtehtävä sekä nimi- ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

7. KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJA JA KENELLE HENKILÖTIETOJA LUOVUTETAAN?

Sidosryhmäyhteistyössä käsitellään henkilötietoja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin Perusviestipalvelun (Microsoft Outlook) ja Valtorin Yhteisen videoneuvottelupalvelun (”VIPU”, ks. erillinen tietosuojaseloste) avulla. Sidosryhmäyhteistyöstä vastaava virkamies voi käsitellä tarpeellisia henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi säilyttäen niitä käyttöoikeusrajoitetuissa kansioissa palvelimella tai päätelaitteella. Sidosryhmäyhteistyössä käsiteltävästä asiasta voidaan viedä tietoja myös työtuomioistuimen asianhallintaan.

Tietojen käsittelyä on ulkoistettu Webropol Oy:lle. Webropol-palvelua käytetään sidosryhmäyhteistyössä muun muassa yhteystietojen, ilmoittautumisten ja palauteen keräämiseen.

Sidosryhmätapaamisesta voidaan luoda tallenteita, joiden tarkoituksena on turvata, että myös sellaiset, jotka eivät ole päässeet osallistumaan tilaisuuteen, voivat perehtyä myöhemmin asiaan.

Jos sidosryhmätapaaminen järjestetään työtuomioistuimen tiloissa, ilmoittautuneiden henkilötiedot viedään toimitilojen turvallisuuspalveluhenkilöstölle kulunvalvontaa varten.

Sidosryhmäyhteistyössä- ja viestinnässä luovutetaan sidosryhmässä olevien henkilöiden tietoja sidosryhmän muille jäsenille esimerkiksi kokouskutsujen (esimerkiksi sähköpostiosoitteet) ja tapaamisten yhteydessä (esimerkiksi chat-kommentit sekä sähköpostiin tallentuva keskusteluhistoria) sekä tarvittaessa myös muutoin sidosryhmäyhteistyön edellyttämällä tavalla. Tietoja voidaan myös luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Kun kyseessä on tavanomainen sidosryhmäyhteistyö vailla kansainvälisiä kytkentöjä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos sidosryhmäyhteystyö edellyttää henkilötietojen luovuttamista kolmanteen maahan, arvioidaan henkilötietojen siirron peruste tietosuoja-asetuksen 5 luvun mukaisesti.

8. KUINKA KAUAN TIETOJA SÄILYTETÄÄN?

Sidosryhmäyhteistyössä käytettäviä tietoja päivitetään sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvien henkilöiden tai organisaatioiden ilmoitusten mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään sidosryhmäyhteistyön kannalta tarpeellinen aika. Sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvia on pyydetty ilmoittamaan mahdollisimman pian tietojen muutoksista, ettei tarpeettomia tai vanhentuneita henkilötietoja käsiteltäisi.

Viestinnässä käytettäviin työkaluihin voi jäädä sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvien henkilötietoja. Esimerkiksi Outlook-palvelussa tiedot säilyvät, kunnes käyttäjä itse poistaa ne siirtämällä sähköpostiviestin Outlook-palvelun Saapuneet-kansiosta Poistetut-kansioon ja tyhjentämällä kyseisen kansion. Kun Poistetut-kansio tyhjennetään, kyseiset poistetut kohteet säilyvät järjestelmässä enintään 30 päivän ajan ennen niiden lopullista poistamista. Erityisten henkilötietojen osalta käytetään lyhennettyä säilytysaikaa.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään tiedonhallintasuunnitelman ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

9.1 REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada tutustua henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut tiedot.

Niiden henkilötietojen osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa. Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, työtuomioistuin voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (TSA 15 art. 3 kohta).

9.1 TIETOJEN OIKAISEMINEN, POISTAMINEN, KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN JA VASTUSTAMISOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuojaasetuksen 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole kuitenkaan siltä osin kuin käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituista tilanteista.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa sitä. Käsittelyä voi vastustaa milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Tällöin henkilötietoja ei saa enää käsitellä, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

10. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 56 6768

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi