Ohje oikeudenkäyntiasiakirjojen toimittamisesta työtuomioistuimeen

Sähköisesti toimitettava aineisto tulee jaotella erillisiksi tiedostoiksi siten, että varsinainen kirjelmä (esim. haastehakemus, lausuntopyyntö, valitus, vastaus, lausuma) sekä sen liitteet ovat jokainen erillisenä tiedostona (ks. ohje nimeämiseen alla). Kirjelmään on suositeltavaa laatia luettelo todisteista ja liitteistä.

Nimeä jokainen tiedosto selkeästi ja siten, että tiedoston nimi kuvaa mahdollisimman hyvin tiedoston sisältöä. Tiedoston nimessä ei saa olla seuraavia merkkejä: / \ ? * : | ” < >

Esimerkkejä tiedostojen nimeämisestä:

• Kirjelmän tyyppi ja lähettänyt taho
  • Haastehakemus Liitto ry
  • Vastaus Liitto ry
  • Kommentit yhteenvetoon Liitto ry
  • Kommentit valmisteluistunnon pöytäkirjaan Liitto ry
• Kirjallinen todiste (K = kantaja, V = vastaaja) ja sen numero, kuvaus tiedoston sisällöstä ja mahdollinen muu yksilöivä tieto
  • K1. Työtodistus nimi 18.3.2020
  • V1. Työsopimus nimi 15.6.2020
• Liite ja sen numero, kuvaus tiedoston sisällöstä ja mahdollinen muu yksilöivä tieto
  • Liite 1. Työehtosopimus 1.4.2021 – 31.3.2022
  • Liite 2. Paikallisneuvottelupöytäkirja 27.10.2020

Aineistot pyydetään toimittamaan ensisijaisesti tekstitunnistettuina PDF/A-tiedostoina. PDF/A-muoto on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu tiedostomuoto. Tekstitunnistetun pdf-tiedoston erottaa kuvaksi tallennetusta pdf-tiedostosta valitsemalla tekstinvalintatyökalun ja maalamalla tekstiä: Jos maalaaminen onnistuu, teksti on tekstitunnistettu. Jos ei onnistu, tiedosto on tallennettu kuvana ja tekstille täytyy vielä tehdä tekstitunnistus.

Toimittaminen PDF/A-muodossa koskee niin Microsoft Office Word-, Excel- ja PowerPoint -sovelluksilla kuin muillakin sovelluksilla laadittuja tiedostoja. Erityisesti toimitettaessa Excel-sovelluksella laadittu asiakirja, pyydetään tarkastamaan, että PDF/A-muunnelma vastaa asetteluiltaan lähettäjän tarkoitusta.

Tiedostot kannattaa muuntaa PDF/A-muotoon sovelluksen muuntotoiminnolla, jolloin niistä tulee tekstitunnistettuja (esim. Word > Tiedosto > Vie-toiminto. Tarkista asetuksista, että kohta PDF/A-yhteensopiva on valittuna.). Muutoin ohjeita tekstitunnistuksen tekemiseen voi hakea internetistä.

Asiakirjaa ei tarvitse yleensä täydentää fyysisellä allekirjoituksella. Näin ollen ei ole tarvetta tulostamiselle ja skannaamiselle, jolloin usein menetetään tekstitunnistus.

AV-aineistot (esim. videot) pyydetään toimittamaan ensisijaisesti mp4-tiedostomuodossa.

Viestissä ja sen aiheessa tulee ilmoittaa asian yksilöintitieto (esim. asianosainen / -osaiset, joita asia koskee, jo vireillä olevassa asiassa työtuomioistuimen diaarinumero).

Sähköpostitse toimitettava aineisto tulee aina lähettää työtuomioistuimen virastosähköpostiin (tyotuomioistuin(at)oikeus.fi), minkä ohella sen voi toimittaa kopiona asian puheenjohtajalle ja/tai esittelijälle sekä vastapuolelle tämän edustajan ollessa jo tiedossa.

Viestin liitteineen voi toimittaa tavallisena sähköpostina tai ilmaisen turvaviestipalvelun kautta osoitteessa https://turvaviesti.om.fi/.

Tavallisen sähköpostiviestin ja siihen sisältyvien liitteiden enimmäiskoko on 40 MB.

Turvaviestipalvelua suositellaan käyttämään salassa pidettävien, arkaluontoisten ja isojen tiedostojen toimittamiseen. Turvaviestin ja siihen sisältyvien liitteiden enimmäiskoko on 400 MB. Turvaviestin liitetiedostojen sallittuja tiedostomuotoja ei ole erikseen rajoitettu, mutta tällöinkinsuositellaan käyttämään PDF/A-tiedostomuotoa. Turvaviestipalvelulla liitetiedoston voi tarvittaessa lähettää myös pakattuna (.zip)

• Viestikenttään kirjoitettavan viestin enimmäispituus on 1000 merkkiä.
• Tiedostonimen enimmäispituus on 100 merkkiä.
• Suositellaan käyttämään PDF/A-tiedostomuotoa. Sallitut tiedostomuodot
  ovat pdf:n lisäksi:
  • tekstitiedosto (.txt)
  • MS Word (.doc, .docx)
  • MS Excel (.xls, .xlsx)
  • Open Document Format (.odt, .ods, .odp, .odg, .odf) ja
  • Kuvatiedostot (.jpg, .jpeg, .png)
• Asiointipalvelun kautta ei voi lähettää pakattuja (.zip) tiedostoja.
• Yhden tiedoston enimmäiskoko on 50 MB.
• Yhdellä lähetyksellä voi lähettää enintään 50 liitetiedostoa.
• Palvelu muuntaa (konvertoi) tiedostot arkistokelpoiseen PDF/A-muotoon ennen viestin lähettämistä tai viestin tallentamista luonnoksiin. Jos tiedostot ovat liitettäessä valmiiksi PDF/A muotoisia, niitä ei konvertoida ja konvertointiin kuluva aika jää pois. Liitetiedostojen lomakkeelle liittämiseen ja konversioon kuluva aika vaihtelee tiedostomäärän ja koon perusteella.
• Eroja lisäämiseen kuluvassa ajassa voi tulla myös siitä, lisätäänkö liitetiedostot kaikki kerralla vai yksitellen. Liittämiseen, konversioon ja lähettämiseen kuluvaan aikaan vaikuttaa lisäksi lähettäjän oma työasema ja yhteydet. Alla on muutama suuntaa antava esimerkki liittämisen ja konvertoinnin kestoista tiedostoilla, jotka eivät ole olleet PDF/A muotoisia:
  • 1 x 55kt, 1 x 125kt, 1 x 310kt (yht. 3 tiedostoa)
    Tiedostojen lomakkeelle lisäämiseen kulunut aika n. 7 s
    Tiedostojen konversio PDF/A muotoon n. 10 s
  • 2 x 30MB (yht. 2 tiedostoa)
    Tiedostojen lomakkeelle lisäämiseen kulunut aika n. 3 min 20 s
    Tiedostojen konversio PDF/A muotoon n. 6 min
  • 1 x 100kt, 3 x 50MB (yht. 4 tiedostoa)
    Tiedostojen lomakkeelle lisäämiseen kulunut aika n. 21 min
    Tiedostojen konversio PDF/A muotoon n. 9 min.