Anvisning om inlämnande av rättegångshandlingar till arbetsdomstolen

Material som lämnas in digitalt ska delas upp i separata filer så att den egentliga skrivelsen (t.ex. stämningsansökan, begäran om utlåtande, besvär, svaromål, utsaga) samt bilagorna till den är var och en som en separat fil (se anvisningen om namngivning nedan). Det rekommenderas att en förteckning över bevis och bilagor utarbetas i skrivelsen.

Namnge varje fil tydligt och så att filnamnet bäst beskriver filens innehåll. Filnamnet får inte innehålla följande tecken: / \ ? * : | ” < >

Exempel på namngivning av filer:

• Typ av skrivelse och vem som sänt den
  • Stämningsansökan Förbund rf
  • Svaromål Förbund rf
  • Kommentarer till sammanfattningen Förbund rf
  • Kommentarer till förberedelsesammanträdets protokoll Förbund rf
• Skriftligt bevis (K = kärande, S = svarande) och dess nummer, beskrivning av filens innehåll och eventuell annan specificerande uppgift
  • K1. Arbetsintyg namn 18.3.2020
  • S1. Arbetsavtal namn 15.6.2020
• Bilaga och dess nummer, beskrivning av filens innehåll och eventuell annan specificerande uppgift
  • Bilaga 1. Arbetskollektivavtal 1.4.2021 – 31.3.2022
  • Bilaga 2. Protokoll från lokala förhandlingar 27.10.2020

Vi ber att man i första hand sänder materialet som textidentifierade PDF/A-filer. PDF/A-formatet är ett filformat som är avsett för långtidsförvaring och arkivering. En textidentifierad pdf-fil kan urskiljas från en pdf-fil som sparats som bild genom att man väljer ett textvalsverktyg och målar texten: Om målningen lyckas, är texten textidentifierad. Om det inte lyckas, har filen sparats som en bild och texten måste göras om så den kan textidentifieras. Anvisningar om hur man gör textidentifiering kan sökas på webben.

Inlämnande av material i PDF/A-format gäller både filer som skapats med Microsoft Office Word-, Excel- och PowerPoint-appar och filer som skapats med andra appar. Särskilt när ett dokument som utarbetats med hjälp av Excel lämnas in ska det kontrolleras att PDF/A-versionen har samma layout som avsändaren avsett.

Det lönar sig att konvertera filer till PDF/A-format med appkonvertering så att de blir fulltextigenkänningsbara (t.ex. Word > Arkiv > Exportera. Kontrollera i inställningarna att PDF/A-kompatibilitet har valts.) I övrigt kan du söka anvisningar om hur du förser en fil med textidentifiering på internet.

Dokumentet behöver i allmänhet inte kompletteras med en fysisk underskrift. Därför finns det inget behov av utskrift och skanning, vilket ofta leder till förlust av textigenkänning.

Vi ber att AV-material (t.ex. videor) sänds i första hand i mp4-filformat.

Material som sänds per e-post ska alltid sändas till arbetsdomstolens ämbetsverks e-post (tyotuomioistuin(at)oikeus.fi). Dessutom kan materialet sändas som kopia till ordföranden och/eller föredraganden i målet eller ärendet samt till motparten, om dennes företrädare redan är känd.

Meddelandet med bilagor kan skickas som vanlig e-post eller via den avgiftsfria tjänsten för säker e-post på adressen https://turvaviesti.om.fi/.

Ett vanligt e-postmeddelande med bilagor får inte överstiga 40 MB.

Det rekommenderas att tjänsten för säker e-post används för att lämna in sekretessbelagda, känsliga och stora filer. Länken till anvisningen om användningen av tjänsten för säker e-post finns på arbetsdomstolens webbplats vid anvisningar för uträttande av ärenden i arbetsdomstolen och kontaktuppgifter. Den maximala storleken på ett meddelande via säker e-post och dess bilagor är 400 MB. De filformat som tillåts i bilagorna till säker e-post har inte begränsats särskilt, men även då rekommenderas att PDF/A-filformatet används. Via tjänsten för säker e-post kan en bilaga vid behov
också sändas förpackad (.zip).

• Den maximala längden på ett meddelande som skrivs i meddelandefältetär 1000 tecken.
• Filnamnet får inte vara längre än 100 tecken.
• Det rekommenderas att PDF/A-filformatet används. Tillåtna filformat är
  förutom pdf:
  • tekstitiedosto (.txt) ▪ textfil (. txt)
  • MS Word (.doc, .docx)
  • MS Excel (.xls, .xlsx)
  • Open Document format (.odt, .ods, .odp, .odg, .odf) och
  • Bildfiler (.jpg, .jpeg, .png)
• Genom e-tjänsten kan man inte skicka förpackade (.zip) filer.
• Maximistorleken för en fil i e-tjänsten är 50 MB.
• I en försändelse kan högst 50 bifogade filer sändas.
• Tjänsten omvandlar (konverterar) filer till arkivdugligt PDF/A-format innan meddelandet sänds eller meddelandet sparas i utkasten. Om filerna är färdigt i PDF/A-format när de bifogas, konverteras de inte och tiden för konvertering uteblir.
• Den tid som går åt till att foga bilagor till blanketten och konverteringen av dem varierar beroende på antalet filer och filernas storlek. Det kan också uppstå skillnader i den tid som går åt till att lägga till bilagor om alla filer läggs till på en gång eller enskilt. Den tid som går åt tillbifogande, konvertering och sändning av filer påverkas dessutom av avsändarens egen arbetsstation och förbindelser. Nedan följer några riktgivande exempel på hur länge det tar att bifoga och konvertera filer som inte har varit i PDF/A-format:
  • 1 x 55kb, 1 x 125kb, 1 x 310kb (totalt 3 filer). Tid som gått åt till att bifoga filerna till blanketten ca 7 s Konvertering av filerna i PDF/A-format ca 10 s
  • 2 x 30MB (totalt 2 filer). Tid som gått åt till att bifoga filerna till blanketten ca 3 min 20 s, Konvertering av filerna i PDF/A-format ca 6 min
  • 1 x 100kb, 3 x 50MB (totalt 4 filer). Tid som gått åt till att bifoga filerna till blanketten ca 21 min, Konvertering av filerna i PDF/A-format ca 9 min