Beskrivning av handlingsoffentlighet

För genomförandet av offentlighetsprincipen ska informationshanteringsenheten föra en beskrivning av de informationslager och det ärenderegister som enheten förvaltar (28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019), nedan även informationshanteringslagen). Syftet med beskrivningen av handlingars offentlighet är att ge en allmän bild av informationshanteringsenhetens informationshantering och ärenderegister. Domstolen är en sådan informationshanteringsenhet som avses i informationshanteringslagen.

Med hjälp av uppgifterna i beskrivningen av handlingars offentlighet kan allmänheten och parterna ännu bättre individualisera sin begäran om uppgifter på det sätt som 13.1 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (921/1999, nedan även offentlighetslagen eller OffL) förutsätter. En begäran om uppgifter ska individualiseras så att myndigheten kan utreda vilken eller vilka handlingar begäran gäller.

Ärenderegistret består av olika delar av ärendehanteringen vid informationshanteringsenheten och av de informationslager som enheten ansvarar för. Ärenderegistret är ett logiskt informationslager som innehåller flera informationslager, vilka å ena sidan består av registreringsuppgifter som registrerats i ärendehanteringen och informationssystemen och å andra sidan av informationsmaterial och handlingar både i digital form och i pappersform. Sökvillkoren för informationsmaterial och handlingar varierar mellan olika delar av ärenderegistret, informationslager och informationssystem.

Syftet med detta dokument är att producera information på det allmänna planet samt behövlig information för varje informationslager om begäranden om uppgifter. För varje informationslager har det angetts sökvillkor med hjälp av vilka en begäran om uppgifter kan specificeras.

Om förutsättningar för utlämnande av uppgifter

Om en handling är offentlig och det inte finns andra omständigheter som begränsar utlämnandet av handlingen, behöver begäran om uppgifter inte motiveras eller anges för vilket ändamål informationen används. Om uppgifter begärs ur en sekretessbelagd handling eller en handling ur vilken uppgifter får lämnas ut endast under vissa förutsättningar, ska uppgifternas användningsändamål anges. Även andra uppgifter kan behövas för att säkerställa att överlåtelsen är lagenlig. Till exempel utlämnande av handlingar som innehåller personuppgifter kan förutsätta ytterligare information om skyddet av personuppgifter (13 § 2 mom. i offentlighetslagen). Också den form i vilken uppgifterna begärs, t.ex. för påseende eller i elektronisk form, utskrift eller kopia, kan inverka på vilken ytterligare information som behövs (16 § i offentlighetslagen). Ofta uppstår det ett behov av preciserande frågor i samband med att en begäran om uppgifter verkställs, så lämnandet av dina kontaktuppgifter underlättar samarbetet i samband med att begäran om handlingar verkställs.

Beroende på typen av handling lämnar arbetsdomstolen ut de begärda uppgifterna antingen elektroniskt eller i pappersform. De uppgifter som inte kan lämnas ut elektroniskt eller i pappersform kan läsas i arbetsdomstolens lokaler.

Begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagt informationsmaterial

Sökanden, ändringssökanden och någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet saken gäller (part) har rätt att av den myndighet som behandlar eller behandlat ärendet få uppgifter också ur innehållet i andra än offentliga handlingar som kan eller har kunnat inverka på behandlingen av hans eller hennes ärende (11 § i offentlighetslagen). Syftet med partsoffentligheten är att trygga partens rättsskydd när det i en myndighet fattas beslut om eller har fattats beslut om en parts rätt, fördel eller skyldighet.

Om en begäran om uppgifter gäller en sekretessbelagd handling eller ett sekretessbelagt informationsmaterial, krävs myndighetstillstånd för att få uppgifterna (OffL 28 §). En myndighet kan, om inte något annat föreskrivs genom lag, i enskilda fall bevilja tillstånd att få uppgifter ur en sekretessbelagd handling för vetenskaplig forskning, statistikföring eller myndigheternas planerings- eller utredningsarbete, om det är uppenbart att utlämnandet av uppgifterna inte kränker de intressen för vilkas skydd tystnadsplikten har föreskrivits.

Om uppgifter begärs ur sekretessbelagda handlingar, ska den som ansöker om tillstånd uppge användningsändamålet för uppgifterna. Den som ansöker om tillstånd ska se till att behövliga åtgärder vidtas för att skydda uppgifterna mot obehörigt tillträde, utlämnande och annan olaglig behandling. Tillstånd kan inte beviljas när sökandens förmåga att skydda den erhållna informationen med fog kan betvivlas.

Mer information och blanketter om hur man kan göra en begäran om uppgifter ur myndighetens sekretessbelagda ärenden finns på webbplats tuomioistuimet.fi

Om avgifter för uppgifterna

Information om avgiftsbelagda uppgifter finns på webbplats tuomioistuimet.fi

Mer information om grunderna för avgifter finns även i justitieministeriets förordning om grunderna för avgifter till staten: www.finlex.fi/sv/lagstiftning/2024/1022

Att göra en begäran om uppgifter i praktiken

Begäran om uppgifter ska skickas till arbetsdomstolens per e-post eller per post. Kontaktuppgifterna finns nedan.
Om du vill kan du också bekanta dig med handlingarna på Arbetsdomstolen. Då ber vi dock i mån av möjlighet att på förhand underrätta arbetsdomstolens kansli om begäran om uppgifter.

Om begäran om uppgifter gäller en myndighets sekretessbelagda ärende, se också punkten Begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagt informationsmaterial.

Om din begäran gäller utövandet av dina dataskyddsrättigheter, kan du titta närmare på arbetsdomstolens webbplats www.tyotuomioistuin.fi under Dataskyddsbeskrivningar.

Arbetsdomstolens kontaktuppgifter

E-postadress: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi
Post- och besöksadress: Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors.
Telefonväxel: 029 56 43350

Utlämnande av uppgifter

Uppgifterna ur handlingen ska lämnas så snart som möjligt, senast inom två veckor från det att begäran om uppgifter togs emot. Om behandlingen och avgörandet av ett ärende kräver särskilda åtgärder eller en arbetsmängd som är större än normalt, ges uppgifter ur en offentlig handling eller avgörs ären-det senast inom en månad från det att begäran om uppgifter togs emot (14.4 § i OffL).

Informationslager

1.1 Informationslagrets användningsändamål

Informationslagret upprätthålls för handläggning och uppföljning av mål och ärenden vid arbetsdomstolen.

1.2 Informationsmaterialen i informationslagret

I informationslagret sparas uppgifter som handläggningen av rättskipningsärenden förutsätter, såsom identifikationsuppgifter om mål och ärenden samt om handläggningsprocessen, parter, andra som är delaktiga i ärendet samt deras företrädare och biträden, interimistiska åtgärder i ärendet, handlingarna i ärendet samt avgörandet i målet eller ärendet.

1.3 Sökvillkor för uppgifterna

Ur informationslagret för rättskipningsärenden kan uppgifter sökas t.ex. med ärendets diarienummer, uppgiftsklass (tvistemål, utlåtandeärende eller besvärsärende) eller med ärendets rubrik (t.ex. arbetsfred, upphävande av anställningsförhållande, lön, kollektivavtals allmänt bindande verkan). Uppgifter kan också sökas med typ av handling eller med precisering av typ (t.ex. stämningsansökan, svaromål, utsaga) eller rubrik. Ur informationslagret är det också möjligt att söka uppgifter med partsuppgifter.

I samband med en begäran om uppgifter rekommenderas att man uppger så exakta uppgifter som möjligt om ärendet eller handlingarna, såsom ärendets diarienummer, datum för handlingen samt typ eller rubrik för de handlingar som begärs, om dessa är kända. Detta underlättar ofta individualiseringen av den begärda handlingen, behandlingen av en begäran om uppgifter och utlämnandet av uppgifter. Om diarienumret inte är känt, kan det begäras av arbetsdomstolen. Diarienummer kan sökas t.ex. på basis av den dag då ärendet blev anhängigt, uppgiftskategori, ärenderubrik eller partsuppgifter.

Rättsregistercentralen kan lämna ut offentliga grundläggande uppgifter eller andra diarieuppgifter om rättegången på riksomfattande nivå.

1.4 Informationssystem

Informationslagret för rättskipningsärenden består av två ärendehanteringssystem: Lotus Notes och HAIPA. Uppgifter behandlas också i de operativa systemen.

Handlingar som hör till informationslagret för rättskipningsärenden förvaras i övervakade nätmiljöer och nätmiljöer med åtkomstkontroll samt i fysiska lokaler.

1.5 Tidsintervall för uppgifternas tillgänglighet

Handlingar som förvaras varaktigt från 1947–1970 har överförts till Riksarkivet.

1.6 Tillgänglighet via tekniskt gränssnitt

Uppgifterna finns inte tillgängliga med hjälp av ett tekniskt gränssnitt.

2.1 Informationslagrets användningsändamål

Informationslagret för administrativa ärenden upprätthålls för behandling och uppföljning av arbetsdomstolens administrativa ärenden samt för genomförande av handlingars offentlighet, identifiering av begäranden om uppgifter, strukturering av handlingar och andra motsvarande uppgifter, ordnande av åtgärder i anslutning till handläggningen av ärenden och uppföljning av handläggningstiderna. I informationslagret lagras dessutom uppgifter t.ex. för skötseln av ärenden som gäller anställningsförhållanden, löneutbetalning och behörigheter för statsanställda. De administrativa ärendena är uppdelade i allmänna ärenden, personalärenden, ekonomiärenden och materialadministration. Behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att inform-ationshanteringsenheten ska kunna fullgöra sina lagstadgade rättigheter och skyldigheter.

2.2 Informationsmaterialen i informationslagret

I informationslagret för administrativa ärenden registreras uppgifter om de ärenden som handläggs, handläggningsskedena i ärendena och de handlingar som hänför sig till handläggningen av ärendet. I informationslagret registreras således uppgifter om vem som har inlett ärendet och om ärendegruppen samt uppgifter som specificerar ärendetypen. I informationslagret registreras dessutom uppgifter om interimistiska åtgärder som vidtagits i ärendet, såsom utredningar eller utlåtanden, samt uppgifter om den avslutande åtgärden. Av handlingen ska framgå dess typ eller benämning, ankomst eller inlämningstidpunkt samt uppgift om vem som sänt, upprättat eller godkänt handlingen. Om handlingen har kommit in på något annat sätt än per e-post, registreras också uppgiften om hur handlingen har kommit in.

2.3 Sökvillkor för uppgifterna

Ur informationslagret för administrativa ärenden kan uppgifter sökas t.ex. med ärendets diarienummer, typ av handling eller benämning. Ur informationslagret är det också möjligt att söka uppgifter med en parts eller någon annan persons uppgifter. I samband med en begäran om uppgifter lönar det sig att uppge datum för handlingen eller ärendet, om detta är känt. Detta underlättar ofta individualiseringen av den begärda handlingen. Arbetsdomstolen kan också tillfrågas om andra diarieuppgifter som gör det möjligt att närmare individualisera begäran om handlingar.

2.4 Informationssystem

Vid behandlingen av uppgifterna i informationslagret för administrativa ärenden utnyttjas ärendehanteringssystemet Lotus Notes samt de operativa datasystemen för statens personal-, ekonomi- och materialförvaltning (t.ex. Kieku, Handi, registret över bindningar och bisysslor, M2, Herkkä, IDM:s hantering av åtkomstbehörigheter, Pointti, HRM och Pallas).

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

2.5 Tidsintervall för uppgifternas tillgänglighet

Handlingar som förvaras varaktigt från 1947–1970 har överförts till Riksarkivet.

2.6 Tillgänglighet via tekniskt gränssnitt

Uppgifterna finns inte tillgängliga med hjälp av ett tekniskt gränssnitt.

Nyttiga länkar

Justitieministeriets förordning om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer 2025–2027